Mettre en Légalité sa Vidéoprotection
Obligations administratives auprès de votre préfecture et de la CNIL (RGPD)
Ce que comprend notre prestation
Plusieurs phases nécessaires...
Contenu du dossier
Parce que ce projet est le vôtre
Echanges Mail / téléphone pour
(-) Préciser le dispositif de votre projet (lieux et matériels concernés)
(-) Première demande, renouvellement ou modification?
(-) En déduire et cibler les éléments nécessaires à :
Une demande d’autorisation préfectorale
La mise en conformité RGPD
Refaire un point de vérification avec vous avant la télédéclaration si besoin.
Notre réponse
en cinq phases
(Détail ci-dessous)
1/ Préparation des documents
2/ Transmission de votre dossier en téléprocédure à votre préfecture
3/ Envoi vers vous par Email (partage de fichiers sécurisés) des éléments téléversés en préfecture, du justificatif horodaté du dépôt de votre demande, et l'ensemble des documents annexés pour vous accompagner (Cf. phase 3)
4/ Déclaration de mise en service à votre préfecture (à la mise en route)
5/ Vous contacte 4 mois avant la fin de l'autorisation quinquennale (vous rappelle le renouvellement de l'autorisation à prévoir)
Cas particuliers :
Projet mis en œuvre sur la voie publique par une autorité publique
- 1 A - Engagement de conformité requis
Dans ce cas, plusieurs options incluses dans la prestation sont proposées au client en fonction des éléments décidés en phase 1 et de l’évolution de la réglementation.
Cas d'une AIPD (Analyse d'Impact relative à Protection des Données)
-1b - Remplacement de certains documents (rapport de présentation, description, etc...) par une AIPD quand celle-ci est imposée par le RGPD ou souhaitée par le client (Art R253-3 du CSI)
ADVISE adresse à son client une AIPD partiellement remplie (.Doc) OU lui précise un lien lui permettant de la saisir lui-même en ligne sur l'application PIA de la CNIL (choix en phase 1)
Une fois validée auprès de son DPO (délégué à la protection des données), le client d'ADVISE s'engage dans tous les cas à lui en retransmettre un exemplaire signé, pour qu’il soit joint à la demande d’autorisation préfectorale requise, en remplacement des documents prévus.
Phase 1
Réalisation ou complètement des documents prévus réglementairement
(Cerfa, conformité du système, rapport de présentation, plans, modèle de panonceau conforme prérempli pour votre projet)
Phase 2
Transmission du dossier en téléprocédure à votre préfecture (une fois complet)
Phase 3
Envoi d’un email à votre intention regroupant les éléments téléversés (justificatif horodaté du dépôt de votre demande), ainsi que les pièces annexes suivantes (adapté en fonction du dossier traité) :
3a/ Modèle type de panonceau prérempli réglementaire pour l’espace ouvert au public,
3b/ Modèle de note interne destinée à l’information des personnels pour les espaces professionnels non ouverts au public,
3c/ Modèle de courrier type sollicitant l’accès d’un tiers à ses images,
3d/ Recommandations générales des référents sûreté en matière de sécurisation des images
3e/ Rappel des réglementations en vigueur à respecter
3f/ Documents nécessaires à la mise en légalité du système au regard du règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) :
3g/ AIPD jointe au dossier préfecture (selon dossier et choix client /Phase 2)
3h/ Registre type de traitement simplifié fourni sous format Excel (prévu à l’article 30 du RGPD) pour recenser la réalité de vos traitements de données personnelles issues dans le cas présent par la vidéoprotection
Phase 4
Déclaration de mise en service de votre système auprès de votre préfecture (prévu par l'article R252-17 du CSI).
(-) A réception de votre arrêté d’autorisation quand votre système est opérationnel si vous en informez ADVISE